Pelatihan

Dikutip dari Iyung Pahan. 2004. Kiat Keberhasilan Bisnis Sepanjang Masa. Penerbit Indeks, Kelompok Gramedia. Jakarta.

Tujuan managemen adalah membantu organisasi mencapai targetnya. Prosedur yang terbaik adalah dengan menentukan sasaran yang harus dicapai, dan kemudian memikirkan kombinasi human capital, mesin, dan proses yang akan digunakan untuk mencapai sasaran tersebut.

Sebagai seorang manager, anda menyadari bahwa hal itu harus dilakukan dengan benar sejak pertama kali ketimbang anda harus membayar akibatnya di belakang hari. Pelatih yang baik akan bertindak seperti itu juga. Anda mungkin bisa mengatakan bahwa pelatih sekarang ini menggunakan penalaran yang sama dengan para manager. Pertama, pelatih memutuskan hasil-hasil yang ingin dicapai, dan kemudian mereka memutuskan bagaimana cara mencapainya. Perencanaan sebelum bertindak. Ini tidak hanya sekedar kerangka kerja yang penting, tetapi lebih dari itu. Banyak alat-alat hebat yang bisa memberikan kinerja lebih cepat dan lebih murah dari pada pelatihan. Jenis kekuatan kinerja ini bukanlah sesuatu yang bisa kita pelajari di sekolah. Ini benar-benar murni minat terbaik anda untuk mengetahui sesuatu tentang bagaimana mendapatkan dan menggunakannya. Jadi, untuk membuat penggunaan pelatihan dan alat-alat non pelatihan secara murah meriah, anda harus mengetahui :

• Apa yang membuat kinerja yang diharapkan itu terjadi.
• Bagaimana meyakinkan diri kita bahwa anda akan mendapatkan pelatihan dan/atau pelayanan lain yang dibutuhkan.
• Bagaimana memutuskan kapan harus melakukan pelatihan, dan kapan harus melakukan hal yang lain.
• Bagaimana berurusan dengan pelatih.
• Bagaimana mendapat nilai penuh – yaitu memastikan bahwa human capital anda tidak kehilangan ketrampilan yang telah diajarkan.
• Bagaimana anda melakukannya sendiri.

Banyak tenaga yang harus dicurahkan untuk melakukan investasi kecil yang ingin kita lakukan. Tetapi ini menjadi hal yang kritis ketika kita ingin mendapatkan kinerja terbaik yang masih mungkin diberikan human capital kita, dengan harga yang masih bisa dibayar.

Nama Permainan
Kalau anda tidak tahu nama permainannya, anda akan tersedot sampai tandas dan pulang dengan kantong kandas. Anda dapat terlena dan percaya bahwa anda mendapat pelayanan yang bermanfaat ketika fakta berbicara bahwa pelayanan itu hanya memberikan sedikit atau tidak memberikan manfaat apapun bagi anda. Dan nama dari permainan ini bukanlah pelatihan.

Tapi kalau bukan pelatihan, apa pula itu? Mungkin lebih baik saya jelaskan dengan cara yang lebih gamblang. Jika anda bekerja di pabrik, paling tidak anda memiliki seorang bagian perawatan yang bertanggung jawab menjaga mesin dan peralatan tetap bekerja dengan baik. Ketika salah satu mesin mati, orang perawatan segera dipanggil untuk memecahkan masalah dan membuat perbaikan yang diperlukan. Walaupun perawatan merupakan fungsi yang penting terhadap keberhasilan organisasi, perawatan itu sendiri bukanlah tujuan organisasi. Walaupun perawatan dibutuhkan untuk mendukung tujuan organisasi, perawatan adalah sesuatu yang kita lakukan karena kita memang harus melakukannya. Itulah inti permasalahannya, kita menggaji satu atau beberapa orang yang baik dalam memutuskan kapan dan apa jenis perawatan yang dibutuhkan.

Kebenaran yang sama juga berlaku untuk pelayanan-pelayanan yang lain. Kita memberikan pelayanan kesehatan untuk orang yang membutuhkannya. Tujuan perusahaan bukanlah menempelkan plester luka pada setiap orang karena kita mempunyai bagian pelayanan kesehatan. Pelayanan kesehatan, seperti akunting dan bagian keamanan, adalah cara untuk mencapai tujuan, tetapi ia sendiri bukanlah tujuan itu.

Pelatihan juga merupakan upaya untuk mencapai tujuan, tetapi pelatihan itu sendiri bukanlah tujuan organisasi. Tujuan organisasi ini bukanlah untuk melatih human capital karena semata-mata kita mempunyai departemen pelatihan. Jika anda bisa merekrut orang yang mampu dan mau melakukan apa yang diharapkan dari mereka, anda tidak perlu para pelatih. Tetapi pelatihan tidak bekerja dengan cara demikian. Bahkan jika anda mempunyai staf yang sangat kompeten sekalipun, dunia anda berubah. Pekerjaan-pekerjaan berubah, tugas-tugas berubah, visi dan strategi organisasi juga mungkin berubah. Artinya, seseorang harus menolong organisasi untuk mengembangkan ketrampilan baru. Secara singkat bisa dikatakan : Jika organisasi anda mempunyai orang pada bagian hubungan investor, seseorang harus memastikan bahwa mereka memiliki ketrampilan yang dibutuhkan. Seseorang harus melatih mereka. Tentu saja dengan persyaratan si human capital tidak tahu bagaimana mengerjakan tugas-tugas yang harus dikerjakannya.

Aturan Pelatihan #1 : Pelatihan hanya dibutuhkan ketika ada dua kondisi yang terpenuhi:(1) Ada sesuatu yang harus dikerjakan oleh human capital tetapi mereka tidak tahu cara melakukannya, dan (2) Mereka ingin untuk dapat melakukannya.

Aturan Pelatihan #2 : Jika mereka sudah tahu cara mengerjakannya, maka pelatihan tidak akan membantu.

Pelatihan bukanlah karena semata-mata perusahaan harus melakukannya, atau karena kelihatannya merupakan hal yang baik di mata karyawan, atau karena seseorang berpikir bahwa “pengembangan karyawan” selalu identik dengan pelatihan, atau karena mereka ingin menghargai orang dengan mengirimkannya mengikuti pelatihan di tempat yang eksotik, atau karena ide seseorang bahwa akreditisasi dihitung berdasarkan jumlah jam di kelas ketimbang pada ketrampilan. Pelatihan dibenarkan hanya ketika ada sesuatu yang tidak dapat dilakukan oleh human capital, dan mereka membutuhkan bantuan untuk meningkatkan kinerjanya. Pelatihan yang dilakukan untuk alasan-alasan diluar itu adalah suatu kecurangan atau kemewahan atau kedua-duanya.

Jika pelatihan hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan, apakah tujuan yang harus dicapai ? Jawabannya adalah kinerja. Untuk memberikan andil bagi keberhasilan organisasi, kita memerlukan human capital melakukan pekerjaannya dengan baik. Kalau mereka tidak dapat melakukan pekerjaannya dengan baik, mereka tidak dapat membantu organisasi mencapai sasarannya. Bagian produksi tidak dapat membuat produk, bagian pemasaran tidak bisa menjual, dan produk-produk baru tidak bisa diluncurkan. Jika human capital tidak melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan, tidak perduli seberapa banyak yang mereka ketahui, maka kapal organisasi ini akan bocor dan tenggelam. Oleh karena itu, nama permainan ini adalah melicinkan jalan mencapai kemampuan menghasilkan kinerja, karena melalui kinerja human capital lah sasaran organisasi dapat dicapai.

Ketrampilan Saja Tidak Cukup

Kata kunci disini adalah mengerjakan. Tidak perduli apakah seseorang sangat pintar atau berketrampilan hebat, jika orang itu tidak melakukan apapun maka orang itu tidak mencapai kinerja. Dengan kata lain, pengetahuan mungkin tidak memberikan nilai sama sekali, karena tanpa ada yang mengerjakan berarti tak ada hasil dan jelas-jelas organisasinya gagal.

Pelatihan selalu mutlak diperlukan ketika human capital ingin mengetahui apa yang belum mereka ketahui. Walaupun demikian, kinerja membutuhkan lebih dari sekedar ketrampilan.

Aturan Pelatihan #3: Ketrampilan saja tidak cukup untuk menjamin kinerja yang baik.

Fasilitasi kinerja adalah usaha bersama. Seorang ahli bedah sendirian tidak dapat mengoperasi dan menjamin kesehatan pasiennya, dan sebuah biola sendirian saja tidak bisa menciptakan suara orkestra, seorang pelatih sendirian saja tidak dapat menjamin kinerja pekerjaan human capital yang dilatihnya.

Menurut Mager (1999), kinerja pekerjaan yang berhasil membutuhkan 4 kondisi yang harus ada, yaitu: (1) Ketrampilan, (2) Kesempatan untuk membuat kinerja, (3) Kemampuan diri, dan (4) Lingkungan yang mendukung.

Ketrampilan. Jika human capital tidak tahu bagaimana mengerjakannya, mereka tidak akan mampu mengerjakannya. Tidak ada insentif atau tekanan atau ancaman yang bisa membuat mereka mengerjakannya. Tidak ada ketrampilan berarti tidak ada kinerja.

Jika mereka tidak tahu apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya, dan jika mereka berkeinginan untuk dapat mengerjakannya, maka akan diperlukan seseorang untuk mengajari mereka melakukannya. Tetapi ketrampilan tidak dibentuk dengan semata-mata mendengarkan seseorang menerangkan bagaimana cara mencapai kinerja. Ketrampilan dibentuk dan diperkuat melalui latihan, melalui pekerjaan nyata yang dikerjakan untuk menyelesaikan tugas-tugas kerja. Hal ini mencakup “pekerjaan mental” dan pekerjaan fisik. Jika peserta pelatihan tidak mengikuti petunjuk pemikiran mengikuti langkah-langkah prosedur, ada kecenderungan mereka mengabaikan dan hanya menggunakannya ketika menghadapi masalah yang timbul. Jika peserta pelatihan tidak mempraktekkan tugas-tugas yang harus dipelajari – seperti menulis laporan, membuat strategi atau melakukan presentasi – adalah tidak masuk akal untuk mengharapkan mereka dapat menghasilkan kinerja seperti yang diinginkan organisasi. Ketrampilan terutama dibentuk melalui praktek dan melalui penerimaan informasi yang segera (umpan balik) tentang mutu kinerja yang dilatih.
Kesempatan untuk membuat kinerja. Tanpa ada kesempatan untuk membuat kinerja, berarti tidak akan ada kinerja. Kesempatan berarti mendapatkan hal-hal sbb.:

• Izin (atau otoritas) untuk membuat kinerja.
• Informasi tentang harapan-harapan.
• Alat kerja dan peralatan yang dibutuhkan untuk menghasilkan kinerja.
• Sebuah tempat untuk membuat kinerja.
• Waktu untuk membuat kinerja.

Jika anda diangkat menjadi pemain gitar tetapi tidak mempunyai gitar, anda tidak akan bisa memainkan gitar secara solo. Tidak ada gitar, tidak ada kinerja. Dengan menggunakan analogi yang sama, jika anda memiliki sebuah gitar tetapi tinggal di lingkungan dimana gitar dan alat musik dilarang untuk dimainkan, anda tidak akan bisa menghasilkan kinerja (karena menghadapi resiko ditangkap polisi yang anti musik). Jika anda tidak memiliki alat untuk melakukan pekerjaan, atau tempat untuk melakukannya, anda tidak akan bisa menghasilkan kinerja. Tidak ada kesempatan, tidak ada kinerja.

Tetapi lebih dari itu, karena kesempatan untuk menghasilkan kinerja saja tidak cukup. Aturan Pelatihan #4: Anda tidak bisa menyimpan pelatihan!

Atau dalam bahasa pelatih, gunakan atau buang. Tidak seperti anggur yang baik, ketrampilan tidak dapat meningkat seiring berjalannya waktu. Ingat mata kuliah yang anda ambil sewaktu di Universitas. Apakah anda tetap ingat materinya seperti waktu anda menyelesaikan pelajaran saat itu? Tidak? Mengapa? Anda banyak melupakan informasi atau ketrampilan karena tidak anda gunakan – karena anda tidak mempraktekkannya.

Anda dapat berpikir bahwa pelatihan bisa dianalogikan dengan sebuah gentong bocor yang diisi dengan air. Kecuali anda tetap mengisi gentong tersebut, maka gentong itu akan kering. Kecuali mempelajari dan melatih ketrampilan anda, ketrampilan itu akan menghilang. Gunakan ketrampilan atau buang ketrampilan itu. Artinya human capital tidak hanya membutuhkan kesempatan untuk membuat kinerja dengan ketrampilan baru, tetapi juga alasan untuk melatih ketrampilannya – tidak hanya 6 bulan atau 1 tahun sejak mereka mempelajarinya, tetapi seumur hidupnya. Jika mereka hanya menggunakan ketrampilannya selama 6 bulan, merupakan suatu kemubajiran untuk kelak melatih mereka lagi. Semakin pendek jarak antara pembelajaran dengan penerapannya, semakin banyak ketrampilan yang dibutuhkan akan tersedia pada saat yang dibutuhkan. Oleh sebab itu, pelatihan dibuat sebelum orang mempunyai kesempatan untuk menggunakan ketrampilan barunya.

Saya ingat ketika menguji kinerja seorang trainee Asisten Kebun. Kinerja trainee Asisten Kebun ini pada saat on the job training sangat jelek dan bahkan bisa dikatakan tidak ada, padahal dia telah menyelesaikan pelatihan reguler Asisten Kebun di Pusat Pelatihan selama 4 bulan. Ketika Manager Pelatihan menemukan hasil ujian lapangannya, mereka melakukan percakapan sbb.:

• Manager: Bukankah anda mendapatkan nilai teori yang baik selama mengikuti pelatihan Asisten Kebun di Pusat Pelatihan?
• Trainee: Ya, Pak. Ranking 2.
• Manager: Berapa lama anda melakukan on the job training di kebun ini?
• Trainee: Sekitar dua bulan, Pak.
• Manager: (sambil mengerutkan kening) Baik! Apa yang sudah kamu kerjakan selama waktu itu?
• Trainee: Bekerja mengawasi pekerjaan timbun jalan, Pak.

Trainee yang malang ini bahkan tidak mendapat kesempatan untuk melakukan tugas Asisten Kebun selama 2 bulan sejak meninggalkan Pusat Pelatihan, sampai hanya 1 atau 2 hari sebelum team penguji datang. Apakah ada pertanyaan mengapa dia menderita? Jawabannya adalah karena dia tidak mempunyai kesempatan untuk menghasilkan kinerja. Gunakan ketrampilan atau buang saja ketrampilan anda.

Kemampuan Diri. Kemampuan diri merujuk pada penilaian yang dibuat orang tentang kemampuan untuk melaksanakan sejumlah tindakan – mengenai kemampuan mereka melakukan hal-hal yang khusus. Sebagai contoh, “Saya tahu saya seorang pegolf yang baik;” “Saya tahu ketrampilan bermain anggar saya adalah yang terbaik di kota ini.”

Kemampuan diri tidak berbicara tentang ketrampilan aktual yang dimiliki seseorang ; Ini lebih merupakan penilaian yang dibuat untuk menunjukkan kekuatan ketrampilan tersebut. Orang dengan kemampuan diri yang rendah, tidak percaya bahwa mereka mampu melakukan sesuatu yang sebenarnya dapat mereka lakukan. “Saya tidak menerima tawaran pekerjaan itu karena saya pikir saya tidak cukup baik.”

Jangan mencampuradukkan kemampuan diri dengan kepercayaan diri, itu adalah dua binatang yang berbeda. Kepercayaan diri lebih banyak digeneralisasikan sebagai jalan yang merujuk pada perasaan seseorang, dan umumnya merujuk pada hasil yang diharapkan dalam suatu tindakan. Misalnya: Saya tahu bahwa saya adalah seorang pegolf yang baik; handicap saya adalah 3 (kemampuan diri), tetapi saya tidak yakin kalau saya bisa memenangkan permainan ini (kepercayaan diri).

Mengapa kemampuan diri begitu penting? Ketika human capital tidak menilai dirinya sendiri dalam melakukan sesuatu yang sebenarnya dapat mereka lakukan, pada kenyataannya mereka mungkin tidak mau mencoba melakukannya. Mereka menghindarinya, walaupun sebenarnya ketrampilan mereka sangat hebat. Jika orang memiliki ketrampilan yang dibutuhkan, tetapi tidak memiliki kemampuan diri, mereka tidak akan mampu menghasilkan kinerja dari ketrampilan yang mereka miliki. Tidak ada kemampuan diri, tidak ada kinerja.

Human capital dengan kemampuan diri yang kuat tidak hanya mau mencoba, mereka juga akan mati-matian menghadapi hadangan, kegagalan, atau kesulitan. Mereka tidak akan mudah menyerah menghadapi kesulitan. Dengan demikian, kemampuan diri yang kuat membuat human capital tahan terhadap lingkungan pekerjaan yang sering kali tidak mendukung. Untuk mendapatkan human capital yang mau “mencoba, dan mencoba lagi” pada saat menghadapi kesulitan atau kegagalan, pastikan anda (dan siapapun yang melatih orang lain) untuk menerapkan teknik penguatan kemampuan diri.

Sayangnya, pengembangan ketrampilan tidak secara otomatis meningkatkan kemampuan diri yang kuat. Anda mungkin bisa mengingat orang yang memiliki ketrampilan hebat tetapi tidak percaya bahwa dia memiliki ketrampilan itu. Anda mungkin melihat orang yang bersembunyi di belakang karena kekurangan kemampuan diri ketimbang kekurangan ketrampilan.

Memperkuat kemampuan diri membutuhkan pengetahuan atau ketrampilan tambahan dengan latihan “membangun kepercayaan” seperti panjat tebing atau arung jeram. Kemampuan diri diperkuat melalui pengaturan dengan hati-hati pada kondisi yang terkait dengan pembelajaran dan konsekuensi yang mengikutinya. Jika tidak ada latihan ketrampilan, tentu hanya ada sedikit keyakinan bahwa kita telah memiliki ketrampilan itu. Tetapi latihan saja tidak cukup. Latihan harus dirancang untuk memberikan konsekuensi positif, seperti serangkaian keberhasilan, atau komentar yang memuji kinerja daripada sekedar membiarkannya hilang begitu saja. Lingkungan yang diatur ini harus memberikan kesempatan untuk menilai tingkat kompetensi mereka. Pelatihan harus direkayasa sehingga trainee belajar memberikan kredit keberhasilannya terhadap kinerja, dari pada membiarkan dirinya percaya ini disebabkan oleh faktor lain atau kebetulan semata.

Ketika kita masih kecil dahulu, sering kali kita mendengar kata-kata seperti: “Apa kamu pikir kamu bisa melakukannya?” dan “Kamu bukan siapa-siapa selain si pemalas yang tidak melakukan apa-apa” dan “Inikah hal terbaik yang bisa kamu lakukan?” dan “Kenapa hanya dapat angka delapan?” Anak-anak diajarkan untuk tidak hanya mempercayai bahwa ketrampilan mereka tidak cukup tetapi juga diri mereka sendiri tidak berguna. Kehidupan kita bisa hancur karena perlakuan seperti ini. Dan ketika kita dikecilkan oleh atasan sewaktu mencoba mendemonstrasikan ketrampilan, kemampuan diri kita pelan-pelan akan menciut. Kepercayaan seseorang dalam kemampuan dirinya untuk menghasilkan kinerja akan hancur ketika menghadapi kegagalan, bahkan kegagalan yang kecil sekalipun. Tidak ada kemampuan diri, tidak ada kinerja.

Lingkungan yang Mendukung. Anggap saja setiap hari anda duduk menekuni dan berpedoman pada anggaran, boss anda masuk dan memukul kepala dan pundak anda dengan segulung surat kabar, serta menyemprot anda dengan kata-kata mutiara yang menyakitkan. Berapa lama anda akan terus bekerja dengan anggaran? Atau, anggap saja anda dipermalukan oleh rekan anda setiap anda memberi saran pada saat rapat. Berapa lama anda akan terus memberikan saran? Atau, anggap saja setiap tahun realisasi biaya anda yang di bawah anggaran, akan menyebabkan anggaran tahun depan anda dipangkas. Berapa lama anda akan menjaga biaya anda di bawah anggaran? Tidak ada lingkungan yang mendukung, tidak ada kinerja.Ada fakta bahwa orang belajar untuk menghilangkan hal-hal yang menyakitkan dirinya. Tidak perduli seberapa cepat atau seberapa penting tugas, jika orang merasa dihukum karena melakukan tugas perusahaan, mereka akan segera berhenti melakukan tugas itu. Misalnya, jika anda ingin orang menceritakan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan mutu, anda harus memastikan bahwa mereka tidak diperlakukan seperti utusan yang ditembak karena membawa berita jelek. Jika anda menginginkan mereka melaporkan praktek-praktek yang berbahaya, anda harus memastikan bahwa mereka tidak diperlakukan sebagai “penderita kusta” atau kaum paria.

Lingkungan yang mendukung adalah salah satu hal yang meningkatkan kinerja yang diinginkan dan mengurangi kinerja yang tidak diinginkan. Ini adalah sebuah lingkungan dimana para human capital memberikan alasan (insentif) untuk menghasilkan kinerja dengan cara yang diinginkan, sebuah deskripsi yang jelas tentang hasil yang diinginkan dan standar yang harus dipenuhi. Ini adalah sebuah lingkungan dimana para human capital di dunia pekerja mendapat cahaya lebih terang ketika melakukan pekerjaanya dengan baik, dan menjadi sedikit suram ketika sebaliknya.Kinerja membutuhkan kehadiran ketrampilan, kesempatan untuk menghasilkan kinerja, kemampuan diri, dan lingkungan yang mendukung. Kehilangan salah satu unsur ini akan menyebabkan kinerja turun, atau bisa jadi tidak akan pernah muncul sama sekali.

Kebenaran yang Tak Dapat Disangkal
Aturan Pelatihan #5: Pelatih dapat menjamin ketrampilan, tetapi mereka tidak bisa menjamin kinerja pekerjaan.

Tanggung jawab pelatih adalah mengajari human capital apa yang ingin mereka ketahui dan kerjakan, dan memperkuat kemampuan mereka dalam kepercayaan mereka untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan visi dan strategi organisasi.

Pelatih hanya bisa memberikan ketrampilan dan kemampuan diri. Hanya para manager yang bisa menyediakan kesempatan untuk membuat kinerja dan lingkungan yang mendukung. Semuanya ini, pada akhirnya akan meningkatkan kinerja organisasi. Suka atau tidak suka, anda sebagai manager adalah pemain kunci dalam permainan kinerja ini.

Aturan Pelatihan #6: Hanya para manager, bukan pelatih, yang dapat bertanggung-gugat (accountable) terhadap kinerja di pekerjaan.

Inilah alasan mengapa anda tidak dapat hanya sekedar mengatakan kepada pelatih untuk “melatih mereka” dan mengharapkan ketrampilan akan menjelma menjadi kinerja yang secara ajaib muncul di pekerjaan. Jika kinerja yang jelek disebabkan oleh tidak adanya ketrampilan dan kemampuan diri, maka ini adalah kesalahan para pelatih. Tetapi jika kinerja jelek ini disebabkan oleh tidak adanya kesempatan untuk menghasilkan kinerja, atau oleh lingkungan yang tidak merangsang dan mendukung kinerja yang baik, anda tidak bisa menimpakan kesalahan ini kepada para pelatih. Dalam kasus ini, anda sebagai manager lah yang harus disalahkan.

Pelatihan bukanlah satu-satunya cara untuk mendapatkan kinerja yang akan membawa pada hasil yang diinginkan. Peralatan-peralatan lain banyak tersedia, dan banyak di antaranya membutuhkan waktu yang lebih singkat untuk dijalankan, dengan biaya yang lebih murah dari pada menggunakan metode pelatihan. Kebutuhan untuk menghasilkan kinerja tidak hanya membuat kita lebih bijak dalam memilih program pelatihan, tetapi juga memilih alat-alat lain untuk meningkatkan kinerja tersebut.